【人事档案调档函格式】在工作中，当员工因工作调动、升学、入职新单位等原因需要转移人事档案时，通常需要开具一份“人事档案调档函”。这份文件是档案转递的重要依据，具有法律效力。为了规范操作流程，确保档案安全、准确地传递，了解并掌握正确的“人事档案调档函”格式至关重要。
一、人事档案调档函的作用
1. 明确调档需求：说明调档原因、时间、接收单位等信息。
2. 作为调档依据：用于原单位或档案管理机构办理档案转递手续。
3. 保障档案安全：防止档案遗失或被错误转递。
4. 便于后续管理：为接收单位提供完整的档案资料，方便后续人事管理。
二、人事档案调档函的基本格式
以下是一份标准的“人事档案调档函”格式示例：
| 项目 | 内容 |
| 标题 | 人事档案调档函 |
| 调档单位 | （原单位名称） |
| 收件单位 | （新单位名称） |
| 调档人姓名 | （员工姓名） |
| 身份证号 | （身份证号码） |
| 调档原因 | （如：工作调动、入职新单位等） |
| 调档时间 | （具体日期） |
| 档案编号 | （如有，填写档案编号） |
| 联系方式 | （联系电话、邮箱等） |
| 原单位盖章 | （加盖公章） |
| 日期 | （出具日期） |
三、注意事项
1. 内容真实：所有信息必须准确无误，避免因虚假信息导致调档失败。
2. 加盖公章：调档函必须由原单位加盖公章，否则无效。
3. 保留副本：建议调档人保存一份复印件，以备后续查询。
4. 遵循流程：不同地区或单位可能有不同规定，应提前咨询相关负责人。
5. 及时办理：调档手续应在合理时间内完成，避免影响员工正常工作或学习。
四、常见调档场景
| 场景 | 说明 |
| 工作调动 | 员工因岗位调整需转至新单位 |
| 升学深造 | 学生毕业或继续深造需转档 |
| 入职新单位 | 新单位要求提供人事档案 |
| 离职后转档 | 员工离职后需将档案转至人才市场或新单位 |
五、总结
“人事档案调档函”是档案管理中的重要文件，其格式虽相对固定，但内容需根据实际情况灵活填写。正确使用调档函不仅能提高工作效率，还能有效避免档案管理中的问题。无论是用人单位还是个人，都应重视这一环节，确保档案流转的合规性和安全性。
通过规范的格式和严谨的操作流程，可以有效提升档案管理的专业性与效率，为组织和个人提供更好的服务保障。